Guarding your experience

How to get everything in time and get the project on time.


12 / March / 20 Bunsi Shakiramal Visitors: 61 Rating: ★★★★★

How to get everything in time and get the project on time.
What difficulties have arisen in the company
Planning of working hours, as well as the distribution of work volumes among employees, were among the key tasks of AquaHelp transformation. The Hydrogeological Expert Bureau was selected as a pilot unit. It does not employ many people - six hydrogeologists, plus management and support staff. But in terms of the volume of documentation, it is a key unit of the entire group. At the same time, timekeeping of employees' working hours and systematization of documents were done manually. The key information for the development of the group of companies was stored in the heads of employees or in disparate electronic documents. But as the business grew, planning and accounting became necessary.

"Right now we have about 40 projects, 25 of which include 4-5 subprojects," says Natalia Shelepina. - Each of them implies the maintenance of serious documentation and strictly regulated procedure. We were faced with the task of creating clear regulations on which specific employees work. It would help them not to overload, not delaying thus execution of contracts".

What technologies have helped to change everything
"Each project is a separate big story," explains Natalia Shelepina. - Say, there is a contract with the customer, which implies a certain set of works. Let's take the construction of a water intake unit as an example. This work requires specific documentation, and it is quite a long and painstaking work. First, it is necessary to obtain a license, then - to develop a project of works on geological study of subsurface resources, at a certain stage drillers of wells are connected, assessment of groundwater is carried out, their pumping. At the same time we are making projects of sanitary protection zones, which should be coordinated with Rospotrebnadzor".

Each stage of the Hydrogeological Expert Bureau's work is now fixed in Microsoft Project. All necessary works are fully scheduled, as well as the algorithm for all execution points. How much work will it take to develop the project itself? How much time will the coordination of additional documentation take away? How much time will each employee spend on trips to government agencies and on expertise? How, after all, will it be possible to ensure that employees do not recycle, but the project is completed on time? The answers are in the Project.

"Keeping track of all this without the program is quite difficult. All the more so that the Project allows to set control points: when this document was received, to whom it was given. And in order to see the full picture, I also use reporting: on resources, on objects, on individual milestones by object. In terms of planning and accounting - this is a unique thing that made the life of project managers 90% easier" - said Natalia Shelepina.

Implementation was carried out in 2018 by the integrating company Awara IT. Thanks to the skills of its specialists, the way from zero to full functionality of Project-Teams solutions has passed in just a month and a half! And in this time it was possible to implement not only the direct implementation, but also to train employees.

A project is always the participation of several people, communication between them and the whole set of documents. Microsoft Teams platform helped to gather in one place and structure files and interaction on a hundred projects AquaHelp. It has become a single center for communication and teamwork. Here, useful data for business is constantly exchanged. "In Teams, in addition to discussing the details of projects, employees can access all the information about government agencies, necessary documents, their samples, project files, which can be accessed at any time," - says Natalia Shelepina.

What did the business get
Work on projects is more often scientific and creative. Each of them is 200 sheets of text with a large number of tables, figures and charts. But even such work can now be systematized and clearly recorded implementation. Up to that project managers can at any moment argue a delay of terms of execution and force majeure, cases of not providing documentation. Earlier it was impossible to trace.

"Such programmes encourage. Because there are standards: for what time a specialist performs the work, and for what time - a beginner. Our employees now focus on these indicators, trying to raise their level, if they consider it insufficient," says Natalia Shelepina.

Thought-out and well-regulated communications have improved business processes within the company, making them more efficient in business as well. Each of employees of the expert bureau thus also sees tasks facing to it, understands terms of their performance. The same is also seen by task managers. The company believes that Teams played an important role in reducing the role of the human factor and speeding up the work while improving its quality.

The pilot project of the Hydrogeological Expert Bureau was considered successful, and now the solutions are gradually scaled up to other divisions.

Comments 0