Guarding your experience

How to ensure sustainable business growth


06 / January / 20 Bunsi Shakiramal Visitors: 23 Rating: ★★★★★

How to ensure sustainable business growth
What difficulties have arisen in the company
Concept Electro was faced with the challenge of building business processes in such a way as to minimize the likelihood of employee error. For example, previously important information for business development was lost, stored in an extremely disordered manner, and managing access to corporate data was a time-consuming process, especially when former employees were disconnected from internal systems. Years of lack of systematization led to the fact that key documents could be stored in a variety of sources, and sometimes even only on paper. All this severely slowed down the development of the business: many hours were spent searching for the necessary materials and their current version.

"Our company is developing and expanding, our employees come and go, and data is sometimes roamed along with them, stored on different computers. We wanted to consolidate all documents and data necessary for work in one place," Sergey Agafonov said.

Another important issue was the delay in the implementation of various internal tasks, which could adversely affect the relationship between Concept Electro and its customers. The analysis of the internal situation showed that the company did not have efficient project management processes, there was no clear distribution of responsibility for each task performed. This could have been a serious obstacle on the way to market leading positions.

What technologies helped to change everything
The company has chosen the technological way of solving two business tasks: implementation of project management automation systems and optimization of communications within the enterprise.

As a result of market research, Microsoft solutions were chosen that best meet the needs of the company and were easier to implement than those offered by other vendors. Deployment was carried out by Concept Electro itself, and on complex issues the integrator - Awara IT - was involved with remote consultations.

"We started with the introduction of Microsoft Project, whose task was to automate the work on projects. This solution allows us to set deadlines for task execution, manage resources, assign responsible people and monitor the status of execution for each task and for the whole project", - says Sergey Agafonov.

Wishing to strengthen internal communications, Concept Electro has made another implementation - Microsoft Teams. "Teams became uniform system of teamwork and has allowed to order communications in design groups. This is convenient because this format of communication leaves structured digital traces: we can see who asked what question and who is responsible for what task," adds Sergei Agafonov.

What did the business get
After automation Concept Electro managed to solve the tasks. Employees are actively transitioning to the cloud, which helps to reduce the use of paper documents, facilitate information retrieval and significantly reduce the number of errors caused by the use of disparate systems and the numerous sending of documents by e-mail. Now users can view the history of modified files at any time and restore an earlier version if necessary. In addition, people are now spending considerably less time working together on documents.

The clouds have eliminated problems with information handling and access rights, and employee departure no longer causes problems associated with data loss that only they owned.

These changes have helped the company better control project timelines, assign responsibility for each task, improve communication within teams and comply with contractual deadlines. The pace of work has increased significantly and business tasks are being performed more quickly. The status of the company as a reliable partner is strengthened, which in a certain way affects its business indicators.

Comments 0